Entonces, ¿sigues utilizando una dirección de correo electrónico personal obsoleta para las comunicaciones de tu empresa? Si es así, es hora de hacer un cambio. Establecer una dirección de correo electrónico profesional es esencial para mejorar la imagen y la eficacia de su empresa.
Una investigación reciente de Forbes destaca que el 81% de las empresas incorporan el correo electrónico en sus estrategias de marketing, y se prevé que los ingresos globales por marketing por correo electrónico alcancen los $ 12.33 mil millones en 2024. La elaboración de correos electrónicos claros, bien organizados y visualmente atractivos no solo causa una fuerte impresión, sino que también demuestra respeto por el tiempo del destinatario. Un correo electrónico de aspecto profesional no se trata solo de transmitir información, sino que se refleja en ti y en tu organización.
En este blog, profundizaremos en la importancia de tener una dirección de correo electrónico profesional y ofreceremos consejos prácticos sobre cómo crear una.
La importancia de la comunicación profesional por correo electrónico
El correo electrónico profesional es una herramienta esencial para las empresas, ya que proporciona varios beneficios que pueden tener un gran impacto en su rendimiento. Para empezar, te ayuda a poner un pie en la puerta al generar interés en tus productos y servicios. Mantener a los consumidores informados a través del correo electrónico profesional fomenta la confianza y las conexiones, al mismo tiempo que llega de manera eficiente a los usuarios móviles. Este estilo de comunicación atrae a más visitantes del sitio web, al tiempo que conserva el tiempo y garantiza un flujo constante de información.
Además, al mantener el compromiso del cliente, el correo electrónico profesional crea clientes potenciales, desarrolla comentarios perspicaces y promueve la repetición de negocios. Ofrece el escenario perfecto para la narración de historias, lo que fortalece las relaciones con los proveedores y aumenta el reconocimiento de la marca. A fin de cuentas, el envío de correos electrónicos profesionales mejora las comunicaciones con los clientes y ayuda a las empresas a expandirse y establecer una presencia en línea más sólida.
Por el contrario, los correos electrónicos casuales o mal escritos pueden considerarse poco profesionales o terminar en las carpetas de spam, lo que pone en peligro la credibilidad y la eficiencia.
Lo que hace que tus correos electrónicos parezcan profesionales
Cuando revisas tu bandeja de entrada, es fácil distinguir los correos electrónicos de aspecto profesional de los mensajes no deseados o personales. Pero, ¿cuáles son los elementos específicos que hacen que los correos electrónicos profesionales se destaquen?
Dirección de correo electrónico profesional
Una dirección de correo electrónico profesional se destaca de otros nombres de usuario en su bandeja de entrada. Son fáciles de identificar porque utilizan un dominio personalizado (en lugar de una cuenta personal de Gmail) y siguen formatos familiares.
Algunos ejemplos de correos electrónicos de aspecto profesional son [email protected] y [email protected].
Una firma de correo electrónico
El contenido de un correo electrónico de aspecto profesional también es importante. La mayoría de los profesionales tienen una firma de correo electrónico en la parte inferior de su mensaje, que incluye el nombre de su empresa, el cargo y la información de contacto. Muchas empresas incluyen la marca en su firma, como un logotipo.
Uso de fuentes conocidas
Puedes adivinar si un correo electrónico es profesional o no antes de leer el contenido. Los correos electrónicos profesionales utilizan fuentes estándar (y tamaños de fuente) que son fáciles de leer. Arial, Helvetica, Times New Roman y Trebuchet son fuentes comúnmente utilizadas por empresas de renombre.
La mayoría de las empresas se adhieren al texto negro para el contenido del correo electrónico. Las fuentes difíciles de leer y los colores salvajes a menudo indican spam o estafas de phishing.
Un diseño optimizado para dispositivos móviles
Cada vez son más las personas que utilizan los dispositivos móviles para leer y enviar correos electrónicos. De hecho, el 46% de todas las aperturas de correo electrónico se producen en dispositivos móviles. El diseño de correo electrónico responsivo para dispositivos móviles es una expectativa del cliente ahora.
Si su promoción por correo electrónico o boletín informativo no está optimizado para dispositivos móviles, puede dañar la credibilidad de su empresa. Sin embargo, este criterio se aplica principalmente a los correos electrónicos HTML. Los correos electrónicos de texto sin formato se ajustan automáticamente a las pantallas móviles.
Aunque hay varios factores que intervienen en la creación de un correo electrónico profesional, vamos a centrarnos en lo básico: crear una dirección de correo electrónico de aspecto profesional.
Cómo crear un correo electrónico de aspecto profesional
Ahora que sabes qué hace que un correo electrónico tenga un aspecto profesional, es hora de configurar el correo electrónico de tu empresa.
Por lo general, debes configurar el correo electrónico de tu empresa cuando registres tu dominio y comiences a crear tu sitio web.
Sin embargo, si ya tienes un sitio web pero sigues utilizando correos electrónicos personales, siempre puedes crear direcciones de correo electrónico profesionales después de crear tu sitio web.
1. Selecciona un anfitrión
Al crear un correo electrónico de aspecto profesional, debe utilizar un proveedor de alojamiento de correo electrónico. Un host de correo electrónico proporciona servidores para empresas que necesitan almacenar y administrar correos electrónicos.
Los servicios de alojamiento de correo electrónico para empresas generalmente se facturan mensual o anualmente, a diferencia de los servidores de correo web gratuitos (como Gmail o Yahoo) que puede usar para crear cuentas de correo electrónico personales.
A la hora de buscar un proveedor de alojamiento para tu sitio web, puedes elegir un proveedor como Bluehost que incluya webmail.
Algunos proveedores de alojamiento incluyen automáticamente un número limitado de correos electrónicos cuando compras un dominio y un plan de alojamiento web. Sin embargo, si necesitas más correos electrónicos para tus empleados, tendrás que comprar un plan complementario de correo electrónico.
Como alternativa, puedes utilizar Google Workspace para crear direcciones de correo electrónico empresariales con un dominio personalizado.
2. Conéctate a un cliente de correo electrónico
Si creas correos electrónicos comerciales con tu proveedor de alojamiento, puedes usar tu dominio personalizado como dirección de correo electrónico. Por ejemplo, en lugar de crear [email protected], creará [email protected].
Después de crear los correos electrónicos, debe conectar las direcciones de correo electrónico a un cliente de correo electrónico, como Gmail o Outlook. Un cliente de correo electrónico Le permite leer, enviar y administrar correos electrónicos. En otras palabras, es la aplicación que permite a cada usuario iniciar sesión y ver sus correos electrónicos.
Su proveedor de alojamiento debe tener instrucciones para conectarse a cualquier cliente de correo electrónico.
3. Elige un formato para los nombres de usuario
Una vez que hayas seleccionado tu host y cliente de correo electrónico, debes elegir un formato de correo electrónico de aspecto profesional. Por ejemplo, puede hacer [email protected] o [email protected].
Recomendamos utilizar una fórmula para todos los empleados.
4. Conéctate a tu software de automatización de correo electrónico
Si utilizas una plataforma de automatización de marketing para enviar boletines informativos o correos electrónicos transaccionales, debes conectar las cuentas de correo electrónico de tu empresa.
Busque la configuración de correo electrónico en la configuración general o en la sección «Envío de correo electrónico». Su plataforma de automatización lo guiará a través de cómo conectarse y verificar las direcciones de correo electrónico de su empresa.
Conectar el correo electrónico de su empresa con su software de automatización garantiza que sus correos electrónicos de marketing provengan de su dirección profesional.
Tu proveedor de automatización de correo electrónico también debe guiarte a través de los pasos para autenticar tu dominio. La autenticación de correo electrónico ayuda a garantizar que sus mensajes no terminen en la carpeta de correo no deseado.
Cuando verificas tu dominio, tu proveedor de correo electrónico agrega información al encabezado del correo electrónico que confirma que el mensaje proviene realmente del dominio en el campo «remitente».
Mejores prácticas para crear un correo electrónico de aspecto profesional
Ahora que sabes cómo configurar el correo electrónico de tu empresa, echemos un vistazo más de cerca a la elección del formato de nombre de usuario correcto.
No basta con utilizar un dominio personalizado en tu dirección de correo electrónico. Debes asegurarte de que el resto de la dirección de correo electrónico tenga un aspecto profesional.
Asegúrese de adherirse a estas mejores prácticas y preste atención también a los estándares particulares de su industria.
Mantener los nombres de usuario legibles
Para obtener los mejores resultados, elija una fórmula de nombre de usuario simple que sea fácil de leer. La mayoría de los correos electrónicos de aspecto profesional contienen una combinación del nombre y apellido o las iniciales de un empleado.
Los correos electrónicos que usan solo nombres de pila han crecido en popularidad en los últimos años. Por un lado, el uso del nombre de pila solo genera correos electrónicos más cortos que son más fáciles de leer. Por otro lado, tendrás que crear correos electrónicos alternativos para los empleados que compartan nombre.
Si tiene muchos empleados, es posible que desee evitar usar solo el nombre de pila.
No incluyas números ni símbolos
Los números en un nombre de usuario generalmente indican una dirección de correo electrónico personal. Sin embargo, agregar números a un correo electrónico hace que sea más difícil escribirlos y recordarlos. Por lo tanto, un correo electrónico de aspecto profesional solo debe contener cartas.
Evite símbolos o acentos innecesarios en los caracteres. Algunos correos electrónicos incluyen un punto entre el nombre y el apellido, pero esa debería ser la única excepción.
Limite el uso de títulos de trabajo como correos electrónicos
Aunque tus correos electrónicos deben tener un aspecto profesional, tienes que dar la apariencia de que proceden de un humano. El uso de títulos de trabajo como nombres de usuario de correo electrónico, como [email protected], hace que sus mensajes parezcan menos personales.
Además, puede ser un desafío administrar las cuentas de correo electrónico si contrata nuevos empleados o crea nuevos roles.
Hay un par de excepciones a la regla del título del trabajo. La mayoría de las empresas tienen direcciones de correo electrónico genéricas para información general o atención al cliente.
En estos casos, es apropiado usar un título de trabajo como nombre de usuario de correo electrónico. Por último, algunos correos electrónicos transaccionales (como los correos electrónicos de restablecimiento de contraseña) pueden utilizar un nombre de usuario «sin respuesta» para que los destinatarios entiendan que no pueden ponerse en contacto con un empleado de esa manera.
Ideas de direcciones de correo electrónico comerciales
¿Preocupado por elegir una fórmula de nombre de usuario aceptable?
Estas son las buenas noticias:
No tienes que inventar algo nuevo. Lo mejor es elegir entre las fórmulas de uso común que los clientes ya reconocen como profesionales.
Estas son algunas de las fórmulas más comunes que utilizan las empresas para los nombres de usuario de correo electrónico:
- [email protected]
- [email protected] o [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
A la hora de elegir la fórmula de tu nombre de usuario, ten en cuenta el tamaño de tu negocio, el tono de la marca y los estándares del sector.
¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar al redactar un correo electrónico profesional?
Descuidar la personalización
Los correos electrónicos que no están personalizados, es decir, que no se dirigen por su nombre ni se adaptan a las necesidades del destinatario, parecen impersonales. Al dirigirte al cliente específicamente en tu correo electrónico, estableces una relación más profunda y muestras tu agradecimiento por sus circunstancias.
Omitir la revisión
Enviar un correo electrónico con errores ortográficos, gramaticales o tipográficos puede dañar tu imagen profesional. Siempre revisa a fondo para asegurarte de que tu correo electrónico esté limpio y pulido.
Usar un tono inapropiado
Elegir el tono incorrecto, ya sea demasiado informal o demasiado formal, podría engañar tus intenciones y hacer que parezcas poco profesional. Cambia el tono para reflejar el contexto y la relación con el destinatario.
Sobrecarga de correos electrónicos
Bombardear a los destinatarios con demasiados correos electrónicos puede provocar frustración. Sea estratégico con la frecuencia de sus correos electrónicos para evitar abrumar a su audiencia y asegurarse de que sus mensajes sean bien recibidos.
Elaborar una línea de asunto poco clara o engañosa
El asunto debe reflejar claramente el contenido de tu correo electrónico. Una línea de asunto engañosa o vaga puede generar confusión y reducir la probabilidad de que se abra su correo electrónico.
Exhibir una falta de profesionalismo
Asegúrate de que tu correo electrónico mantenga un tono y un formato profesionales. Evite la jerga, el lenguaje informal y el formato poco profesional para mantener su credibilidad.
Olvidar una llamada a la acción (CTA)
Una llamada a la acción clara dirige al destinatario a los siguientes pasos, como organizar una reunión, responder a una consulta o realizar otra acción. Omitir esto puede resultar en confusión o inactividad.
Usar jerga y abreviaturas desconocidas
Evite usar jerga o abreviaturas que no todos los receptores entenderán. Para que tu mensaje sea más accesible y comprensible, utiliza un lenguaje sencillo y básico.
Ser robótico
Un tono excesivamente formal o mecánico puede parecer falso. Esfuérzate por un tono conversacional pero profesional que muestre tu personalidad y ayude a involucrar al receptor.
Reflexiones finales
La elaboración de un correo electrónico de aspecto profesional es un aspecto crucial de una comunicación empresarial eficaz, que tiene un impacto significativo en la imagen y el éxito operativo de su empresa. Un correo electrónico bien diseñado no solo mejora la reputación y la eficiencia de su empresa, sino que también desempeña un papel clave en la generación de interés en sus productos y servicios, la creación de confianza y el mantenimiento del compromiso del cliente.
Para causar una impresión positiva, es esencial utilizar una dirección de correo electrónico profesional, mantener una estructura clara y evitar las trampas comunes. La personalización, la atención al detalle y un tono profesional coherente garantizan que sus correos electrónicos sean eficaces e impactantes.
Al adoptar las mejores prácticas descritas, puede mejorar sus estrategias de comunicación y fortalecer la presencia de su empresa en el panorama digital. Ya sea que esté configurando un nuevo correo electrónico profesional o refinando sus prácticas existentes, invertir tiempo en hacerlo bien conducirá a mejores relaciones con los clientes y una imagen comercial más creíble.
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Preguntas frecuentes
El uso de una dirección de correo electrónico profesional es crucial para establecer y mantener la credibilidad en las comunicaciones comerciales. Una dirección de correo electrónico que utiliza tu dominio personalizado en lugar de uno genérico indica a los destinatarios que te tomas en serio tu negocio y ayuda a garantizar que tus correos electrónicos se tomen en serio. Mejora su imagen profesional, aumenta la confiabilidad y reduce la probabilidad de que sus mensajes se marquen como spam.
Varios elementos clave contribuyen a la profesionalidad de un correo electrónico. En primer lugar, es fundamental utilizar una dirección de correo electrónico profesional con un dominio personalizado. En segundo lugar, incluir una firma de correo electrónico que proporcione detalles esenciales como su nombre, cargo e información de contacto agrega un toque formal. También es importante el uso coherente de fuentes conocidas y legibles, como Arial o Times New Roman, así como garantizar que el diseño del correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles. Estos factores ayudan colectivamente a presentar una apariencia pulida y creíble que se refleja bien en su organización.
El uso de una dirección de correo electrónico profesional ofrece ventajas significativas para el marketing y la participación del cliente. Una dirección de correo electrónico de dominio personalizado mejora la legitimidad de sus comunicaciones, lo que genera mayores tasas de apertura y respuesta. Ayuda a generar confianza con su audiencia al proyectar una imagen consistente y profesional. Además, es menos probable que las direcciones de correo electrónico profesionales se marquen como spam, lo que garantiza que sus mensajes de marketing lleguen a las bandejas de entrada de sus destinatarios. Este profesionalismo respalda relaciones más sólidas con los clientes y un compromiso más efectivo, lo que en última instancia puede impulsar el crecimiento del negocio y mejorar la lealtad de los clientes.
Una firma de correo electrónico profesional debe incluir información clave que ayude a los destinatarios a identificarte a ti y a tu función dentro de la organización. Por lo general, su firma debe incluir su nombre completo, cargo y nombre de la empresa. Además, incluya su información de contacto directo, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Agregar un logotipo de la empresa y cualquier enlace relevante de redes sociales o URL de sitios web puede mejorar aún más su firma de correo electrónico. Mantenga el diseño simple y evite usar colores o fuentes excesivas para mantener una apariencia profesional.
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