Los números de identificación fiscal (ID) son una fuente común de confusión y frustración para los nuevos propietarios de negocios.
Si bien puede parecer solo una pieza burocrática más de la burocracia que le impide iniciar un negocio, las identificaciones fiscales son indispensables para el funcionamiento diario.
La diferencia entre los sistemas tributarios federales y estatales no siempre es clara. Para complicar las cosas, las regulaciones pueden variar según el estado.
Sin embargo, comprender las leyes fiscales estatales y federales es esencial para mantener su negocio en una base legal sólida. Además, necesitará un número de identificación fiscal para llevar a cabo una variedad de operaciones comerciales estándar.
Para ayudar a aclarar la confusión, hemos elaborado esta guía para explicar las diferencias clave entre las identificaciones fiscales federales y estatales.
Esto es lo que aprenderás:
- El propósito de los identificadores fiscales
- La diferencia entre los números de identificación fiscal federales y estatales
- Cómo registrar un número de identificación fiscal
¿Cuál es el propósito de los identificadores fiscales?
Esencialmente, los números de identificación fiscal son números de seguro social (SSN) para las empresas. Cumplen la misma función que los SSN para las personas.
Cada empresa recibe un número único de los gobiernos federal y estatal, que actúan como sus identificaciones fiscales. Principalmente, necesitas un número de identificación fiscal para declarar los impuestos de tu empresa, incluidos los impuestos sobre la renta y sobre la nómina.
Sin embargo, otras operaciones comerciales esenciales también requieren un número de identificación fiscal. Por lo tanto, una vez que hayas determinado la estructura legal de tu empresa, es una buena idea obtener los identificadores fiscales pertinentes lo antes posible.
Comience por asegurarse de comprender la diferencia entre los sistemas tributarios federales y estatales.
¿Cuál es la diferencia entre los números de identificación fiscal federales y estatales?
Los gobiernos federales y estatales tienen sistemas tributarios separados y leyes diferentes que determinan los montos de los impuestos sobre la renta. Por esta razón, deberá obtener un número de identificación fiscal diferente de cada uno.
El impuesto federal sobre la renta se aplica a todas las empresas registradas. Algunos estados tienen leyes fiscales más ventajosas para las empresas que otros, pero casi todas las empresas tendrán que pagar impuestos estatales.
Actualmente, hay siete estados que no gravan ningún impuesto sobre la renta personal:
- Alaska
- Florida
- Nevada
- Dakota del Sur
- Texas
- Washington
- Wyoming
Sin embargo, dependiendo de la estructura de tu negocio, es posible que tengas que pagar el impuesto sobre la renta de las empresas. Los únicos estados que no cobran impuestos sobre la renta corporativos o personales son Wyoming y Dakota del Sur.
La principal diferencia entre los sistemas tributarios federales y estatales se reduce a a quién está pagando.
Ten esto en cuenta:
Su estado tiene un sistema tributario que es independiente del del gobierno federal. Por lo tanto, deberá pasar por el proceso de registro de su empresa dos veces: una para el estado y otra para el gobierno federal.
Una vez hecho esto, recibirás un número de identificación fiscal independiente de cada uno. Echemos un vistazo a estos con mayor detalle.
Número de identificación fiscal federal frente a EIN
Su número de identificación fiscal federal se conoce oficialmente como su número de identificación de empleador (EIN), también conocido como número de identificación de empleador federal (FEIN).
No hay distinción entre un número de identificación fiscal federal y un EIN. Son nombres completamente intercambiables que se refieren al mismo número único que clasifica a su empresa como una entidad tributaria a los ojos del gobierno federal.
Si bien pagar impuestos directamente al gobierno federal es la función principal de un EIN, también necesitarás esta identificación para solicitar permisos y licencias comerciales, configurar una cuenta bancaria a nombre de tu empresa y contratar empleados.
Tenga en cuenta que los impuestos federales se aplican a todas las empresas. Incluso si tu empresa está exenta de impuestos en tu estado, sigues siendo responsable de los impuestos a nivel federal.
A menos que sea un propietario único o una LLC (corporación de responsabilidad limitada) de un solo miembro, es imprescindible obtener un EIN, sin importar dónde haga negocios en los EE. UU.
¿Qué es un número de identificación fiscal estatal?
Un número de identificación fiscal estatal también se denomina identificación de empleador estatal o EIN estatal. Es la versión de su estado del EIN federal y tiene el mismo propósito: un número único asociado con su negocio para fines fiscales estatales.
No hay diferencia entre las identificaciones de impuestos federales y estatales, además de cuál se utiliza para pagar sus impuestos federales o estatales. Sin embargo, las reglas que rigen cómo obtener un número de identificación fiscal estatal y exactamente para qué lo necesita pueden variar según las leyes fiscales únicas de su estado.
Como mínimo, necesitará un número de identificación fiscal estatal para calificar para licencias y permisos comerciales, contratar y pagar empleados, y presentar impuestos estatales y municipales.
¿Tiene que declarar impuestos federales y estatales?
Todas las empresas e individuos están legalmente obligados a declarar impuestos federales y estatales.
Así que, en una palabra: Sí.
Cada nivel de gobierno opera con su propio presupuesto. Por lo tanto, debe pagar impuestos en cada sistema. No hay diferencia entre los impuestos federales y estatales cuando se trata de si tienes que pagarlos o no, lo haces.
Las únicas excepciones son las empresas en lugares sin un impuesto estatal sobre la renta. Sin embargo, puede estar exento de un impuesto sobre la renta de las personas físicas y seguir adeudando el impuesto de sociedades. Si desea mantenerse en el lado correcto de la ley, debe tener una comprensión clara de exactamente qué tipo de impuestos debe su empresa tanto al gobierno estatal como al federal.
¿Qué tipo de empresas necesitan identificaciones fiscales?
Los únicos tipos de estructuras comerciales que no necesitan solicitar una identificación fiscal oficial son las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro.
Como la forma más simple de entidad comercial legal, los propietarios únicos no tienen empleados y no presentan declaraciones de impuestos sobre pensiones o impuestos especiales. Esto califica a los propietarios únicos para declarar y pagar impuestos sobre su negocio a través de sus ingresos personales.
Un individuo que opera como una LLC también se ajusta a esta descripción. En lugar de una identificación fiscal federal o estatal, estas estructuras comerciales básicas simplemente usan sus SSN para pagar impuestos. Sin embargo, cualquier LLC que contrate empleados está automáticamente obligada a obtener identificaciones fiscales oficiales.
Si bien existe una ligera diferencia entre los requisitos fiscales federales y estatales, deberías considerar obtener un número de identificación fiscal si tu empresa realiza alguna de las siguientes acciones:
- Contratación de empleados
- Estructurado como una sociedad o corporación
- Usar un plan de pensiones con impuestos diferidos
- Presentación de declaraciones de empleo
- Involucrado en la venta de armas de fuego, tabaco o alcohol
Cómo registrarse para obtener un número de identificación fiscal federal
Otra diferencia significativa entre las identificaciones fiscales federales y estatales es cómo se registra para obtenerlas.
Dado que solo hay un conjunto de leyes fiscales federales, todas las empresas solicitan un EIN federal en el mismo lugar. Esta simplicidad hace que el proceso de obtener su identificación fiscal federal sea fácil.
Para solicitar una identificación fiscal federal, debe completar un Formulario SS-4 a través del Servicio de Impuestos Internos (IRS). La forma más rápida de hacerlo es completando una solicitud de EIN en línea. Se le guiará a través de una serie de preguntas sobre su nombre, dirección, número de seguro social y nombre de Doing Business As (DBA).
Si no se siente cómodo poniendo esta información en línea, puede descargar el Formulario SS-4 en formato PDF y seguir las instrucciones de presentación.
De cualquier manera, no se tarda mucho en completar la solicitud y la verificación generalmente llega en unos pocos días. El proceso de solicitud de una identificación fiscal federal es completamente gratuito.
Cómo registrarse para obtener un número de identificación fiscal estatal
Dado que los requisitos fiscales varían entre estados y localidades, no es posible dar un conjunto genérico de instrucciones que todas las empresas puedan seguir.
En su lugar, debes visitar los sitios web del gobierno de tu estado para encontrar la información correcta. Buscar en Google «cómo registrarse para obtener un número de identificación fiscal estatal en [your state]» también debería proporcionarle resultados útiles.
Alternativamente, puede consultar la lista oficial del IRS de sitios web de ingresos estatales para obtener información tributaria relevante por estado.
Por lo general, los impuestos sobre el empleo y la renta son los tipos más comunes de impuestos estatales que deben pagar las pequeñas empresas .
Asegúrate de tener muy claros los requisitos específicos de tu estado.
A pesar de los diferentes sistemas, no debería haber grandes diferencias entre los procesos de registro de impuestos federales y estatales. Deberá proporcionar información básica sobre su empresa, completar una solicitud y esperar.
Incluso si crees que la estructura de tu negocio está exenta de impuestos estatales, debes buscar en las identificaciones fiscales estatales, ya que estos números pueden ofrecerte algunas ventajas. Por ejemplo, los propietarios únicos pueden usar un EIN estatal como una capa adicional de protección contra el robo de identidad.
Debido a la diferencia entre los sistemas fiscales federales y estatales, las empresas deben solicitar estas identificaciones por separado. Después de estructurar su empresa como una entidad legal, comience a solicitar un EIN federal y estatal.
Si bien la ley tributaria federal afecta a todas las empresas por igual, deberá realizar una investigación específica para comprender qué tipo de impuestos utiliza su estado.
Además de declarar y pagar impuestos, tener una identificación fiscal estatal y federal lo calificará para una variedad de funciones comerciales importantes, como la contratación de empleados y la solicitud de permisos y licencias.
Una vez que su negocio esté registrado, el siguiente paso en la construcción de su empresa debe ser crear un sitio web excelente.
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