Es una alegría ver crecer tu negocio. Pero, junto con su negocio, la complejidad de sus operaciones comerciales también crece. En cuyo caso, los sistemas de flujo de trabajo manual para la gestión de procesos de negocio (BPM) podrían crear cuellos de botella.
Un BPM ineficiente a menudo resulta en una disminución de las ganancias. Debe optimizar y automatizar sus procesos para lograr la máxima eficiencia operativa. Las herramientas de gestión del flujo de trabajo te ayudarán a aumentar la productividad mediante la automatización de los flujos de trabajo.
Pero, ¿cuáles son las mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo? ¿Cómo elegirá la herramienta adecuada entre una gran variedad de opciones? Echemos un vistazo a una lista completa de software de flujo de trabajo para pequeñas empresas.
Esto es lo que aprenderás:
Categorías de herramientas de gestión de flujos de trabajo
Software de gestión de flujo de trabajo todo en uno
Reflexiones finales: Las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo para pequeñas empresas
Categorías de herramientas de gestión de flujos de trabajo
En primer lugar, vamos a hablar de algunos aspectos básicos de la gestión del flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es un conjunto de pasos claramente definidos para lograr un objetivo empresarial.
Su empresa tiene muchas actividades que necesita optimizar y automatizar, como:
- Gestión de proyectos
- Procesos cotidianos
- Ventas y marketing
- Apoyo al cliente
Establecer un flujo de trabajo bien definido para sus procesos tiene muchos beneficios:
- Mejora de la productividad
- Mejor visibilidad y rendición de cuentas
- Mejor gestión de riesgos
- Mejor compromiso de los empleados y los clientes
Veamos las diferentes categorías de herramientas de gestión de flujos de trabajo que te ayudarán a optimizar las tareas repetitivas.
Herramientas para la colaboración en equipo
¿Tu equipo está distribuido por todo el mundo? Es posible que tengan dificultades para colaborar a través del correo electrónico, las llamadas y los mensajes, lo que tiende a reducir la productividad.
Para permitir una comunicación eficaz en el equipo, es necesario seguir un flujo de trabajo de comunicación eficiente. Hay muchas herramientas de gestión del flujo de trabajo disponibles para facilitar la colaboración eficiente en equipo.
Flojo
Slack es una alternativa basada en chat para los hilos de correo electrónico. Es una herramienta de colaboración fácil de usar para discutir, revisar y planificar tareas en una sola ventana de chat.
Características clave de Slack:
- Crea hilos de chat (canales) ilimitados
- Fácil uso compartido de archivos
- Automatización básica del flujo de trabajo
- Fácil integración con aplicaciones de productividad
La mejor herramienta de colaboración en equipo para: Equipos empresariales con diversas geografías.
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 6.67 / mes / usuario cuando se facturan anualmente.
Confluencia
Confluence es una herramienta de colaboración útil para la gestión de documentos y el intercambio de ideas.
Características principales de Confluence:
- Crea publicaciones de blog similares a las de WordPress
- Adjuntar archivos a las publicaciones del blog
- Revisar, hacer preguntas y proporcionar comentarios
- Plantillas de documentos personalizadas
La mejor herramienta de colaboración en equipo para: Compartir documentos e ideas.
Precio: Gratis (para 10 usuarios con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 50 / mes por cada 10 usuarios.
Otras herramientas que podrías considerar
- Fleep: Combina la colaboración en equipo con una sencilla gestión de tareas y seguimiento de incidencias.
- Yammer: una herramienta con tecnología de Microsoft que funciona como redes sociales para los miembros de su equipo.
Herramientas para la gestión de proyectos
Si todos los miembros de su equipo tienen una imagen clara de sus tareas y funciones, aumentará la productividad. Sin embargo, los flujos de trabajo complejos pueden causar cuellos de botella en los proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos resuelven ese problema de manera eficiente. Te ayudarán a diseñar y automatizar flujos de trabajo personalizados.
Fortune Business Insights predice que habrá un auge en el mercado de software de gestión de proyectos para 2028. Aquí tienes una lista de aplicaciones empresariales sin código que puedes adaptar rápidamente a las necesidades de tu negocio.
Trello
Trello es una sencilla herramienta de gestión de proyectos que resulta especialmente útil para las pequeñas empresas. Proporciona una funcionalidad de tablón de anuncios basada en tarjetas para monitorear sus tareas.
Características clave de Trello:
- Creación, asignación y seguimiento de tareas
- Tablero Kanban simple que facilita la gestión de tareas de arrastrar y soltar
- Cuadros de mando intuitivos para proyectos ágiles
- Facilidad de uso
La mejor herramienta de gestión de proyectos para: Equipos pequeños con proyectos relativamente sencillos.
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 10 / mes / usuario cuando se facturan anualmente.
ProofHub (Centro de pruebas)
ProofHub es un sistema de gestión de proyectos con funcionalidad de revisión de documentos en tiempo real. Es beneficioso para los gestores de eventos y las agencias creativas.
Características clave de ProofHub:
- Revisión colaborativa de documentos
- Revisión y edición en tiempo real de diseños y borradores de artículos
- Asignación y supervisión automatizadas de tareas
- Proceso automatizado de aprobación de documentos
- Fácil integración con aplicaciones de productividad
La mejor herramienta de gestión de proyectos para: Revisiones de documentos y diseños.
Precios: Los planes comienzan en $ 45 / mes cuando se facturan anualmente.
Otras herramientas de gestión de proyectos que vale la pena explorar
- Wrike: Adecuado para proyectos complejos con una jerarquía de tareas. Cuenta con excelentes sistemas de seguimiento del tiempo y gestión de la carga de trabajo.
- Backlog: Una herramienta de gestión de proyectos para desarrolladores de productos y software. Proporciona funciones de seguimiento de errores y problemas junto con colaboración de código.
Herramientas para la Gestión de Procesos de Negocio
La eficiencia de sus procesos de negocio a menudo determina su éxito. Necesita optimizar y automatizar las tareas repetitivas para aumentar la productividad.
Cuando crece el número de clientes, empleados y proveedores, BPM se convierte en un desafío.
Piénsalo.
Si tienes varios procesos en curso como la contratación, la incorporación de empleados, la gestión de nóminas, la facturación y el seguimiento del tiempo, gestionarlos a través de correos electrónicos y hojas de cálculo será caótico.
Por esa razón, veremos algunas de las herramientas de gestión de flujos de trabajo que pueden ayudarlo a automatizar sus procesos comerciales. Le ayudarán a definir, afinar y ejecutar sus operaciones de forma eficaz.
Frevvo
Frevvo es un software de gestión de procesos especialmente diseñado para pequeñas empresas. Ayuda a las pequeñas empresas a crear y personalizar flujos de trabajo eficientes.
Características principales de Frevvo:
- Optimice los diversos procesos empresariales: finanzas, contratación y recursos humanos
- Diseñe y automatice formularios optimizados para dispositivos móviles
La mejor herramienta de gestión de procesos para: Pequeñas empresas
Precios: Los planes comienzan en $375/mes cuando se facturan anualmente.
Hubstaff
Hubstaff es una herramienta de gestión de procesos para empresas que emplean autónomos y equipos remotos. La herramienta tiene muchas funciones para la gestión del tiempo.
Características clave de Hubstaff:
- Seguimiento del tiempo y la actividad
- Facturación automática basada en hojas de horas
- Instalación de seguimiento basada en GPS
- Integración con pasarelas de pago para automatizar los pagos
- Asignación básica de tareas y presupuestos
La mejor herramienta de gestión de procesos para: Freelancers y equipos remotos
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes comienzan en $ 5.83 / mes / usuario cuando se facturan anualmente.
Otras soluciones de flujo de trabajo de gestión de procesos a tener en cuenta
- Pipefy: Ayuda a crear formularios automatizados para las solicitudes de proveedores y clientes. También proporciona correos electrónicos automatizados y colaboración a través del chat.
- Harvest: Una herramienta con diversas funciones de seguimiento del tiempo y facturación. Lo mejor para empresas que emplean a autónomos.
Herramientas para flujos de trabajo de ventas y atención al cliente
Los procesos automatizados de atención al cliente y ventas harán que el proceso de compra de su cliente sea fluido.
Es posible que encuentres varios flujos de trabajo de ventas y gestión de relaciones con los clientes (CRM) en tu empresa, como:
- Gestión de clientes potenciales
- Generación de cotizaciones
- Cumplimiento de pedidos
- Apoyo al cliente
- Campañas de marketing
- Seguimiento de incidencias
Las herramientas de gestión del flujo de trabajo de ventas y soporte garantizarán la satisfacción del cliente.
Creatio
Creatio es una herramienta de gestión de flujos de trabajo para automatizar las ventas, el marketing digital y la atención al cliente. También ayudará a tus campañas de marketing digital.
Características clave de Creatio:
- Crea un perfil de cliente de 360 grados
- Atención al cliente automatizada por correo electrónico y chat
- Herramientas de servicio para hacer un seguimiento de los problemas de los clientes
- Soporte de marketing por correo electrónico y gestión de clientes potenciales
La mejor herramienta de gestión de clientes para: Empresas que necesitan una interacción constante con el cliente.
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 720 / año / usuario.
Flujo de trabajoMax
WorkflowMax es una herramienta de gestión de flujos de trabajo con énfasis en la gestión de clientes potenciales junto con las ventas y la contabilidad.
Características clave de WorkflowMax:
- Cotización, programación y facturación
- Gestione el flujo de caja y la planificación de la capacidad
- Cotizaciones precisas y de aspecto profesional
- Automatización de procesos a través de la interfaz de programación de aplicaciones (API)
La mejor herramienta de gestión de clientes para: Empresas que tienen un gran número de clientes potenciales.
Precios: Los planes comienzan en $ 20 / mes / usuario.
Otras herramientas para flujos de trabajo de ventas y atención al cliente
Drag: Es un complemento de Gmail que facilita una mejor colaboración en los correos electrónicos empresariales. Automatiza el flujo de trabajo de atención al cliente al convertir los correos electrónicos en tareas. También te ayuda a gestionar tus campañas de marketing por correo electrónico .
Software de gestión de flujo de trabajo todo en uno
Ahora que hemos visto herramientas de gestión de flujos de trabajo para uso empresarial específico, exploremos las herramientas que integran todas estas características.
nTarea
nTask es una solución integrada para gestionar todos sus proyectos y procesos de negocio.
Características clave de nTask:
- Cree varios proyectos y asigne tareas
- Colaboración de los empleados
- Seguimiento del tiempo y hojas de horas
- Visualización de proyectos con diagramas de Gantt y tableros Kanban.
El mejor sistema de gestión de flujo de trabajo todo en uno para: Empresas que tienen múltiples proyectos y tareas complejas.
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 2.99 / usuario / mes cuando se facturan anualmente.
monday.com
monday.com es una de las herramientas de gestión de flujos de trabajo más utilizadas. Ayuda a agilizar y automatizar los flujos de trabajo de proyectos y procesos de su pequeña empresa.
Características principales monday.com:
- Interfaz similar a una hoja de cálculo para monitorear tareas
- Gestione las partes interesadas de la empresa, como empleados, proveedores y clientes
- Funciones de proyectos y tareas altamente personalizables
- Paneles de administración de tareas de arrastrar y soltar
- Herramientas de apoyo a los recursos humanos, la gestión y el desarrollo
- Creación automatizada de flujos de trabajo
El mejor sistema de gestión de flujo de trabajo todo en uno para: Empresas con proyectos complejos y equipos diversos.
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 8 / mes / usuario cuando se facturan anualmente.
Zapier
Zapier es una excelente herramienta de automatización de procesos para pequeñas empresas basada en WordPress. Es bastante fácil agilizar tu proceso de negocio utilizando Zapier para WordPress.
Características clave de Zapier:
- Facilita la integración de WordPress con aplicaciones de productividad
- Automatiza la publicación de blogs a partir de un borrador de Google Docs
- Publica blogs de WordPress en las redes sociales
- Automatiza tareas relacionadas con tiendas de comercio electrónico basadas en WordPress
El mejor sistema de gestión de flujo de trabajo todo en uno para: sitios web basados en WordPress y pequeñas empresas.
Precio: Gratis (con funciones limitadas). Los planes premium comienzan en $ 19.99 / mes cuando se facturan anualmente.
Software de flujo de trabajo para pequeñas empresas
- Flujo de besos
- Espacio de Google Work
- Asana
- Hacer clic
- Fuerza comercial
- Nintex
- Creador de procesos
- ProcessStreet (Calle)
- Favro
- Jira
Además, echa un vistazo a estas herramientas alternativas de gestión de flujos de trabajo para pequeñas empresas.
Reflexiones finales: Las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo para tu pequeña empresa
Debe migrar de los procesos empresariales manuales a los flujos de trabajo automatizados a medida que su negocio crece. Hay un número significativo de software de automatización de flujos de trabajo disponibles en el mercado para ayudarte a gestionar los flujos de trabajo. Estos te ayudarán a:
- Mejorar la colaboración en equipo
- Optimice el proceso de negocio
- Gestionar proyectos y tareas
- Mejorar las ventas
- Apoyar a los clientes
Aunque la diversidad de herramientas de gestión de flujos de trabajo puede ser abrumadora, puede seleccionar el mejor software de flujo de trabajo a través de investigaciones y pruebas.
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