Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio: mejores prácticas y plantillas

Aspectos destacados

• Los correos electrónicos de recordatorio ayudan a mantener el profesionalismo al tiempo que incitan a la acción.
• Una línea de asunto clara puede hacer o deshacer el éxito de tu correo electrónico.
• El momento de tu recordatorio es tan importante como el mensaje en sí.
• Una redacción educada y concisa mantiene a los destinatarios comprometidos.
• Las plantillas ahorran tiempo y garantizan la coherencia en las comunicaciones.
• La personalización aumenta la probabilidad de una respuesta positiva.

Introducción

Imagínese perseguir a los clientes por pagos atrasados o animar a los invitados al evento a presentarse, enviando un correo electrónico tras otro. Frustrante, ¿verdad? Más aún cuando esos correos electrónicos se encuentran con el silencio. Sin embargo, el seguimiento no siempre tiene por qué ser difícil. El secreto no es enviar más, sino elaborar correos electrónicos nítidos y oportunos con palabras que llamen la atención. Con algunas estrategias simples, puede mantener su horario en el camino correcto y ver cómo sus esfuerzos dan frutos con mucho menos estrés.

En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la elaboración de correos electrónicos de recordatorio que obtengan resultados. Lo dividiremos en pasos simples: cómo redactarlos, cuándo cronometrarlos y cómo asegurarse de que las personas actúen en consecuencia. Además, incluiremos las mejores prácticas y plantillas que puedes usar de inmediato.

Entonces, profundicemos y averigüemos cómo hacer que sus correos electrónicos de recordatorio sean aún más efectivos.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?

Un correo electrónico de recordatorio es un mensaje enviado para preguntar a alguien sobre una próxima fecha límite, evento o acción que debe realizar. Su propósito es garantizar que nada se escape por las grietas mientras se mantiene un tono profesional.

Los casos de uso comunes incluyen recordatorios de pago para facturas vencidas, confirmaciones de citas para reuniones y seguimientos de eventos para aumentar la asistencia. Si eres un autónomo que persigue un pago atrasado o un vendedor que garantiza la asistencia a un evento, los correos electrónicos de recordatorio resultan bastante útiles.

¿Cuáles son las mejores prácticas para escribir un correo electrónico de recordatorio?

Escribir un correo electrónico de recordatorio eficaz tiene que ver con la estrategia. Si puedes dar en el clavo con el tono y entregar el correo electrónico en el momento adecuado, lo más probable es que obtengas una respuesta rápida. En esta sección, desglosaremos las prácticas clave para ayudarte a crear correos electrónicos que llamen la atención.

1. Sé profesional y educado

La regla número uno es escribir un correo electrónico profesional en un tono amigable. Por ejemplo, un correo electrónico de recordatorio cortés podría decir: «Solo una nota rápida para recordarle su cita de mañana». Mientras que un correo electrónico insistente podría decir: «Todavía no lo has confirmado, ¡hazlo ahora!». El primero genera buena voluntad; Esto último corre el riesgo de alienar a su destinatario.

Firmar los correos electrónicos de forma profesional con frases como «Espero tener noticias suyas» en lugar de un simple «Gracias», será de gran ayuda con los mensajes de recordatorio de correo electrónico profesionales. Especialmente cuando es importante mantener relaciones saludables mientras se hace el trabajo.

Resultado: Un correo electrónico profesional y educado hace que los destinatarios se sientan respetados en lugar de presionados. Esto genera confianza y fortalece las relaciones, lo que lleva a tasas de respuesta entre un 20 y un 30% más altas.

Lea también: Aprenda cómo firmar correos electrónicos profesionales con ejemplos.

2. Haz que tu línea de asunto sea clara y concisa

El asunto de tu correo electrónico de recordatorio decide si tu mensaje se nota o se esconde en una bandeja de entrada ocupada. Una línea de asunto clara y concisa, idealmente de menos de 60 caracteres, le dice al destinatario exactamente qué esperar sin perder el tiempo. Frases vagas como «Recordatorio» o «Nota rápida» se pasan por alto la mayoría de las veces. Seguir esta práctica aumentará las tasas de apertura de correo electrónico.

Estos son algunos detalles a tener en cuenta.

• Sé específico: Asegúrate de mencionar el propósito y el cronograma (si lo hay) en pocas palabras. Por ejemplo, «Factura #456 que vence mañana».
• Usa frases prácticas: Usa verbos como «Confirmar» o «RSVP» para provocar una interacción rápida.
• Variaciones de la prueba: Pruebe varios formatos para sus encabezados para comprender qué resuena con su audiencia.

Resultado: Una línea de asunto clara y concisa aumentará las tasas de apertura al captar la atención al instante en bandejas de entrada abarrotadas. Un asunto específico de menos de 60 caracteres garantizará que su correo electrónico tenga prioridad y se actúe rápidamente.

3. Proporciona detalles esenciales sin sobrecargarlos

La capacidad de atención es corta. Incluir detalles innecesarios, como una larga historia de fondo, puede poner a prueba la paciencia del lector. Cíñete a los hechos básicos y los mantendrás enfocados. Piensa en ello como un memorándum, todos los detalles deben servir a la intención del recordatorio.

A continuación, te explicamos cómo hacerlo bien:

• Longitud límite: Trata de escribir de 2 a 3 oraciones o de 50 a 75 palabras en total. Short lo mantiene escaneable, perfecto para los lectores móviles, que representan más de la mitad de las aperturas de correo electrónico.
• Elimina el desorden: Sáltate las tangentes o explica demasiado tu propósito. Mantén el correo electrónico corto y enfocado en el propósito.
• Resalte la información clave: Use negrita o viñetas para los plazos y la información clave si es necesario.

Resultado: Un correo electrónico nítido ahorrará tiempo a los destinatarios, ya que podrán comprender los puntos clave en un minuto. Los correos electrónicos concisos de 2 o 3 oraciones evitarán confusiones y facilitarán la respuesta o el cumplimiento.

4. Añade una llamada a la acción (CTA) clara

Dígale a los destinatarios exactamente qué hacer a continuación. Un CTA fuerte, como «Por favor, confirme su asistencia respondiendo a este correo electrónico» o «Haga clic aquí para pagar su factura», los guía perfectamente. Las instrucciones vagas conducen a la inacción, así que sé directo pero cortés.

A continuación, te explicamos cómo hacer que tu CTA destaque:

• Sé específico: Indique la acción exacta de una manera clara y accionable. Use una oración que diga «Haga clic aquí para pagar la factura # 123».
• Reducir la fricción: Haz que sea fácil para el destinatario responder con enlaces y botones en los que se pueda hacer clic. Para recibir un recordatorio de pago por correo electrónico, inserte un enlace «Pagar ahora» en el portal de facturas.
• Agregue urgencia (cuando sea necesario): Empareja la llamada a la acción con una fecha límite si es relevante para el contexto del correo electrónico.

Resultado: Un CTA claro generará más conversiones con una sola instrucción clara. Los CTA más efectivos garantizarán que los pagos, las confirmaciones de asistencia o las confirmaciones se realicen en cuestión de horas.

5. Utiliza herramientas de correo electrónico de seguimiento

Enviar correos electrónicos de recordatorio efectivos es más fácil con las herramientas adecuadas. Aquí hay tres herramientas que ofrecen funciones para automatizar y rastrear correos electrónicos de recordatorio amigables.

CreativeMail: CreativeMail simplifica la automatización del correo electrónico para las pequeñas empresas. Su constructor de arrastrar y soltar y la integración de WooCommerce hacen que la elaboración de correos electrónicos de recordatorio de pago o el seguimiento de encuestas sea muy sencilla.

Titán: Titan impulsa la comunicación profesional con recordatorios de seguimiento para correos electrónicos no respondidos. Es ideal para programar correos electrónicos de recordatorio de eventos y realizar un seguimiento de los recibos de lectura a través de su interfaz compatible con dispositivos móviles.

Nube de OX: La suite de correo electrónico y calendario de OX Cloud agiliza los flujos de trabajo complejos. Ypou puede programar correos electrónicos de recordatorio de citas con invitaciones en las que se puede hacer clic o administrar seguimientos basados en equipos para encuestas.

6. Cronometra tus correos electrónicos de recordatorio

El tiempo es un factor crítico para que su correo electrónico de recordatorio sea efectivo. Enviarlo en el momento adecuado garantiza que su mensaje sea relevante y procesable sin abrumar al destinatario. El mejor momento depende del contexto, ya sea un pago, una cita o un evento.

Veamos las estrategias de sincronización óptimas para maximizar las respuestas.

• Recordatorio de pago: Envíe un recordatorio inicial de 3 a 5 días antes de la fecha de vencimiento para avisar al destinatario con suficiente antelación.
• Recordatorio de citas: Un correo electrónico de recordatorio de cita funciona mejor cuando se envía con 24 a 48 horas de anticipación.
• Recordatorio de eventos: Trabaja con una estrategia multitáctil a partir de una semana antes del evento y haz un seguimiento con un último empujón.
• Recordatorio de seguimiento: Si está buscando comentarios o una respuesta a una propuesta, espere de 3 a 5 días antes de enviar un correo electrónico de recordatorio amable con un segundo seguimiento una semana después.

Lea también: Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento: mejores prácticas y plantillas

Plantillas de correo electrónico de recordatorio para diferentes casos de uso

A continuación se muestran ejemplos de correos electrónicos de recordatorio personalizables para escenarios comunes. Combínalos con plantillas para firmas de correo electrónico comerciales (por ejemplo, tu nombre, cargo e información de contacto) para mantener las cosas pulidas.

1. Correo electrónico de recordatorio general y amigable

Asunto: Recordatorio amistoso: [Acción/Objeto] Vencimiento [Fecha]

Hola [Nombre],
¡Espero que estés bien! Esto es solo un recordatorio rápido de que [acción/elemento, por ejemplo, sus comentarios sobre el proyecto] vence el [fecha]. Por favor, avíseme si necesita algún soporte o una extensión.
¡Esperamos tener noticias suyas!
Saludos
[Su nombre]

2. Correo electrónico de recordatorio de pago suave

Asunto: Recordatorio amable: Factura # [número] vencimiento [fecha]

Hola [Nombre],
Espero que todo esté bien. Quería enviar un amable recordatorio de que la factura # [número] para [importe] vence el [fecha]. Puede realizar el pago [instrucciones de pago/enlace]. ¡Por favor, avíseme si hay algo en lo que pueda ayudar!
Un cordial saludo,
[Su nombre]

3. Correo electrónico de recordatorio de pago suave (segundo seguimiento)

Asunto: Segundo recordatorio: Factura # [número] vencida

Hola [Nombre],
Espero que todo esté bien. Este es un amable correo electrónico de recordatorio de que la factura # [número] para [importe] vencía el [fecha]. ¿Podría liquidarlo a través de [enlace de pago] antes de [nueva fecha límite, por ejemplo, mañana]? Avísame si hay algún problema, estoy aquí para ayudarte.
Atentamente
[Su nombre]

4. Correo electrónico de recordatorio de citas

Asunto: Su cita el [Fecha] a las [Hora]

Hola [Nombre],
Este es un recordatorio rápido sobre su cita con [persona/empresa] programada para [fecha] a [hora]. Responda para confirmar o háganos saber si necesita reprogramar.
¡Nos vemos luego!
Mejor
[Su nombre]

5. Correo electrónico de recordatorio de eventos

Asunto: No te lo pierdas: [Nombre del evento] Esta [fecha]

Hola [Nombre],
¡Estamos emocionados de verte el [fecha] a las [hora]! Aquí tienes un recordatorio rápido para marcar tu calendario. [Incluya los detalles del evento o el enlace]. Por favor, confirme su asistencia respondiendo o haciendo clic en [enlace].
¡No puedo esperar para conectarme!
Bien
[Su nombre]

6. Correo electrónico de recordatorio de seguimiento

Asunto: Seguimiento: [Tema/Acción]

Hola [Nombre],
¡Espero que estés bien! Quería hacer un seguimiento de [tema/acción, por ejemplo, la propuesta que envié la semana pasada]. Todavía no he recibido respuesta, así que pensé en comunicarme. ¡Por favor, háganme saber sus pensamientos cuando tengan la oportunidad!
Muchas gracias,
[Su nombre]

7. Correo electrónico de recordatorio del evento para el taller presencial

Tema: No lo olvides: [Nombre del taller] ¡Este sábado!

Hola [Nombre],
Estamos emocionados de que se una a nosotros en [Nombre del taller] el [fecha] a [hora] a las ! Este es un correo electrónico de recordatorio del evento para confirmar su lugar. Por favor, confirme su asistencia respondiendo o haciendo clic en [enlace]. Traiga un cuaderno, ¡el almuerzo corre por nuestra cuenta!
Nos vemos allí,
[Su nombre]

8. Correo electrónico de recordatorio de eventos para conferencias virtuales

Asunto: ¡Únase a nosotros: [Nombre de la conferencia] la próxima semana!

Hola [Nombre],
¡Estamos encantados de que asista a [Nombre de la conferencia] el [fecha] a las [hora]! Este correo electrónico de recordatorio del evento es un aviso para reservar la fecha. Consulta la agenda e inscríbete aquí: [link]. Responda con cualquier pregunta, estamos aquí para ayudarlo.
¡No puedo esperar para conectarme!
Mejor
[Su nombre]

9. Correo electrónico de recordatorio de encuesta

Asunto: Recordatorio amistoso: Se necesita su opinión antes del [fecha]

Hola [Nombre],
¡Espero que estés bien! Este es un correo electrónico de recordatorio amigable para completar nuestro [Nombre de la encuesta] antes del [fecha]. Sus comentarios nos ayudarán a mejorar [objetivo específico, por ejemplo, nuestros servicios]. Solo toma 5 minutos, haga clic aquí para comenzar: [enlace de la encuesta]. Comuníquese con nosotros si tiene alguna pregunta.
¡Gracias por su tiempo!
Mejor
[Su nombre]

10. Correo electrónico de recordatorio urgente para acciones atrasadas

Asunto: Urgente: Es necesario tomar medidas sobre [tarea/artículo] hoy

Hola [Nombre],
Este es un recordatorio urgente para abordar [tarea/artículo, por ejemplo, pago de la factura #123] que vence [hoy/ayer]. Tómese un momento para [acción, por ejemplo, pague a través de este enlace] antes de [hora específica, por ejemplo, 5 p.m. hoy] para evitar [consecuencia, por ejemplo, pausa en el servicio]. Avísame si necesitas ayuda.
Agradezco su pronta acción,
[Su nombre]

Consejos generales:

Independientemente del caso de uso, ten siempre en cuenta el horario de tu destinatario. Las primeras horas de la mañana (de 8 a 10 a.m.) o a media tarde (de 14 a 4 de la tarde) suelen funcionar bien, evitando el desorden de la bandeja de entrada. Además, comprueba el rendimiento de los correos electrónicos en diferentes días y ajústalos en función de lo que impulse la interacción. El tiempo no es igual para todos; Se trata de sincronizarse con el ritmo de tu destinatario en función del correo electrónico anterior.

Lea también: Etiqueta del correo electrónico empresarial: 36 reglas clave para profesionales

Bluehost: Tu socio profesional de correo electrónico

El envío de correos electrónicos de recordatorio pulidos y efectivos comienza con las herramientas adecuadas. Tanto si eres un vendedor que impulsa la asistencia a eventos como si eres una pequeña empresa que gestiona citas, tu correo electrónico debe tener un aspecto lo suficientemente profesional como para inspirar confianza.

Un correo electrónico de marca es más eficaz que uno genérico para maximizar el éxito. Por ejemplo, you@[tunegocio].com parecerá más profesional que you@[gmail].com. Esto a menudo conduce a una mayor participación del cliente.

Con Bluehost, puede configurar su propio correo electrónico de marca en menos de cinco minutos. El plan de alojamiento Pro le permite programar recordatorios de seguimiento, lo que garantiza que se entreguen los correos electrónicos correctos en el momento adecuado. Además, nuestro alojamiento de correo electrónico incluye funciones avanzadas de filtrado de spam sin costo adicional, manteniendo su bandeja de entrada segura.

Explore los planes de correo electrónico de Bluehost para comenzar a enviar recordatorios profesionales hoy.

Reflexiones finales

Ya sea sincronizando tus envíos o elaborando el CTA adecuado, las elecciones que hagas en tus correos electrónicos de recordatorio dan forma a su respuesta. ¿La conclusión? Mantén tus correos electrónicos de recordatorio claros, educados y centrados en la acción. Cíñete a las mejores prácticas, utiliza plantillas prácticas y apóyate en herramientas que faciliten la comunicación.

¿Necesita una forma libre de estrés de administrar y enviar correos electrónicos de recordatorio profesionales? El alojamiento de correo electrónico de Bluehost se encarga de la configuración (direcciones de marca, automatización, confiabilidad) para que pueda concentrarse en conectarse, hacer un seguimiento y obtener resultados sin problemas.

Empieza con fuerza. Comunícate de forma más inteligente. Deje que sus correos electrónicos de recordatorio hagan el trabajo, con el correo electrónico profesional de Bluehost.

Preguntas frecuentes