Los empresarios tienen que enfrentarse a innumerables competidores en el mercado estadounidense, y destacar entre la multitud es fundamental para la supervivencia, por no hablar del crecimiento.
Dado que solo el 38% de los propietarios de pequeñas empresas utilizan software especializado para mejorar sus operaciones, existe una clara oportunidad para que los empresarios salgan adelante maximizando la eficiencia.
Con un sistema de gestion de inventario eficaz para su pequena empresa, puede reducir costos, mejorar la satisfaccion del cliente y aumentar los ingresos. Además, la integración de nuevas tecnologías eliminará tareas que consumen mucho tiempo.
Conceptos básicos de la gestión de inventario
La gestión de inventario es el proceso de seguimiento y dirección del flujo de inventario en cada etapa, desde la compra de materias primas hasta la gestión de los trabajos en curso y la entrega de productos terminados.
Para las pequenas empresas, la gestion de inventario suele implicar el seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real, garantizando que los productos populares sigan estando disponibles para los clientes, pero minimizando el exceso de inventario que inmoviliza el capital innecesariamente.
Por ejemplo, el propietario de un restaurante se beneficiaria de conocer las cantidades exactas de alimentos necesarios en un fin de semana regular en lugar de preparar el inventario para la temporada navideña. Una gestion adecuada del inventario logra un equilibrio entre la satisfacion de la demanda y la reduccion de costos.
La gestion de inventario proporciona a los propietarios de pequenas empresas transparencia en la gestion de las operaciones de la cadena de suministro, como la gestion de pedidos, para tomar decisiones basadas en datos sobre los niveles de inventario.
¿Por qué necesita sistemas de inventario para pequeñas empresas?
Esencialmente, la gestion de inventario proporciona las metricas y la agregacion de datos que las pequenas empresas necesitan para satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente a escala.
En lugar de seguimiento e informes manuales, los empresarios pueden crear un sitio web de pequena empresa integrado con software que automatice el analisis de inventario.
Los propietarios de negocios que utilizan el seguimiento de inventario obtienen información basada en datos para almacenar niveles adecuados de los productos más vendidos y evitar el exceso de existencias inútiles de productos de baja rotación. La gestión de inventario optimizada alinea el suministro con las necesidades de los consumidores.
Esto evita que los pedidos pendientes superen las proyecciones. Un software de gestión robusto maneja las proyecciones y alertas que llevarían tiempo a través del seguimiento tradicional de hojas de cálculo.
Para una empresa con múltiples tiendas, un buen software de gestion de inventario consolida las transacciones de cada una, lo que da como resultado informes centralizados. Por lo tanto, los propietarios obtienen una vista de nivel empresarial de las tendencias de ventas y los artículos más vendidos en todas las ubicaciones.
La información específica del sitio también es valiosa, ya sea que se trate de conocimiento sobre las existencias muertas que persisten en una tienda específica o del aumento de la demanda en una ubicación en particular. Un propietario consciente de estas necesidades cuantificadas minimizará los costos transfiriendo el exceso de existencias entre ubicaciones.
En resumen, el software de gestion de inventario permite a las pequenas empresas satisfacer estrategicamente la demanda de los clientes, reducir los gastos innecesarios y tomar decisiones basadas en datos.
Tipos de sistemas de gestión de inventario para pequeñas empresas
Antes de elegir una solucion de software, comprenda los tres tipos principales de enfoques de gestion de inventario. El sistema de inventario adecuado para su pequeña empresa depende de su presupuesto, complejidad de la operación y objetivos.
La gestion manual de inventario implica el recuento fisico de cada articulo de inventario y la introducción de totales. Este proceso intensivo en mano de obra funciona mejor para operaciones más pequeñas con productos mínimos para rastrear. La automatización limitada mantiene los costos bajos, pero descuida los datos informativos y los conocimientos que proporcionan los sistemas perpetuos.
La gestion de inventario periódica programa los recuentos de inventario a intervalos establecidos, generalmente al final de los períodos contables. Los recuentos se pueden realizar manualmente o utilizar el escaneo de códigos de barras para mayor eficiencia. Los sistemas periódicos equilibran el seguimiento rentable con la visibilidad instantánea de los cambios en el inventario.
La gestión de inventario perpetuo aprovecha el software avanzado para capturar automáticamente cada transacción de inventario en tiempo real, lo que le otorga suficiente información para tomar decisiones respaldadas por datos. Si bien los sistemas perpetuos proporcionan la mayor cantidad de información, requieren una capacitación exhaustiva del personal.
Siga la siguiente sección para sopesar los pros y los contras de cada enfoque para su pequeña empresa. A continuación, seleccione el sistema óptimo que se adapte a su presupuesto, procedimientos y funcionalidad deseada. El objetivo es equilibrar la eficiencia de la mano de obra con una mayor utilidad.
Cómo crear un sistema de gestion de inventario para pequenas empresas
1. Empieza por considerar tu presupuesto.
2. Define tus objetivos de gestión de inventario.
3. Identifique los problemas que desea que su sistema resuelva.
4. Revise cómo se integra el sistema con sus procesos actuales.
5. Determine quién necesita acceso y capacitación a la gestion de inventario.
6. Implementar el sistema y monitorear los resultados.
Al crear un sistema de inventario para una pequena empresa, siga cuidadosamente estos seis pasos para ejecutar un plan perfecto y personalizado.
1. Empieza con tu presupuesto
Su presupuesto de gestion de inventario afecta el tipo de sistema que puede obtener de manera realista.
Trate de maximizar el valor de su inversión en función de las necesidades de software. Tenga en cuenta los costos iniciales, como las licencias de software, el hardware y las tarifas de configuración. Luego, considere los costos continuos, como las licencias de usuario, el soporte técnico y los complementos de funciones.
Las opciones manuales de menor costo que utilizan hojas de cálculo pueden servir adecuadamente a las empresas con pocos SKU.
Incluso con un presupuesto ajustado, la gestión periódica del inventario equilibra la visibilidad útil con los modestos costes iniciales del software.
A medida que crece la complejidad de su inventario, se requiere más inversión en la automatización de su pequeña empresa para mantener operaciones eficientes, mano de obra asequible y decisiones de stock rentables.
Respaldar la gestión de inventario perpetuo requiere una inversión significativa en tecnología de escaneo y software empresarial. Sin embargo, el método perpetuo generará un retorno de la inversión a través de la optimización y el ahorro de mano de obra a lo largo del tiempo, especialmente para catálogos de productos más grandes.
2. Define tus objetivos de gestión de inventario
Definir claramente sus objetivos de gestion de inventario revelará sus funcionalidades imprescindibles. Además, los objetivos claramente definidos permiten a los propietarios de pequeñas empresas implementar solo las funciones que respaldan sus principales prioridades, evitando así gastos excesivos en funciones innecesarias.
Por ejemplo, la visibilidad de los niveles actuales de existencias puede ser el objetivo principal de las nuevas empresas de comercio electrónico que cumplen con sus pedidos. Sin embargo, es posible que los fabricantes necesiten una previsión avanzada de la demanda y la integración con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Si su objetivo principal es reducir los desabastecimientos, elija un software con alertas de existencias bajas y órdenes de compra automatizadas.
Para reducir el trabajo manual, elija sistemas con escaneo de códigos de barras, acceso móvil e integraciones de seguimiento de inventario.
Si su objetivo principal es mejorar el cumplimiento de los pedidos, seleccione un software con capacidades de dropshipping y logística de terceros (3PL).
3. Identifica los problemas que quieres que tu sistema resuelva
Identificar las dificultades específicas de gestión de inventario que desea solucionar garantizará que su sistema se dirija a las soluciones correctas.
Considere estos ejemplos de problemas que le gustaría resolver, junto con sus soluciones:
- Desabastecimientos minoristas en múltiples ubicaciones. Solución: Gestión de inventario perpetuo con datos centralizados que permiten actualizaciones en tiempo real.
- Ingredientes perecederos a punto de caducar. Solución: Seguimiento de elementos de software por fechas de vencimiento.
- Las piezas de fabricación no se alinean con la producción. Solución: Software que integra la gestión de su almacén y la gestión de la cadena de suministro con su ERP.
- Dependencia de un seguimiento inexacto y hojas de cálculo propensas a errores. Solución: Software especialmente diseñado con informes de velocidad de ventas.
El propietario de una pequena empresa con murias ubicacion debe priorizar un proceso de gestion de inventario (y software) mas avanzado para resolver múltiples problemas que ocurren en varias ubicaciones.
4. Revise cómo se integra el sistema con sus procesos actuales
Evalúe cuidadosamente si su opción de sistema de gestión de inventario se integra con su software y flujos de trabajo existentes. El objetivo final de un sistema de gestion de inventario es mejorar su proceso actual, no descarrilarlo o complicarlo.
Por ejemplo, una pequeña empresa minorista física que utiliza Shopify para comercio electrónico necesita un sistema de gestión de inventario que sincronice los niveles de existencias entre las tiendas digitales y físicas en tiempo real.
Del mismo modo, un restaurante que confía en el software de punto de venta Toast debe seleccionar un sistema de inventario con integración bidireccional que actualice continuamente las existencias de ingredientes y la disponibilidad de los elementos del menú.
Si actualmente tiene que introducir datos de inventario en una hoja de cálculo, considere si desea automatizar ese proceso mediante un sistema de SKU. O tal vez le gustaría seguir ingresando datos y simplemente desea optimizar el análisis de datos.
Prioriza los sistemas que unifican datos, ahorran tiempo y exportan información de una manera que te ayude a comprender el back-end de tu negocio.
5. Determine quién necesita acceso y capacitación a la gestión de inventario
Al implementar un nuevo sistema de gestion de inventario para una pequena empresa, determine que empleados interactúan con los procesos de inventario y requieren capacitacion sobre el nuevo sistema.
Además, considere la posibilidad de ofrecer formación y permisos personalizados para cada función del personal en lugar de un enfoque único para todos.
Por ejemplo, el personal del almacén puede requerir permisos de usuario basados en escaneo y capacitación práctica sobre dispositivos móviles para recibir, empacar y verificar el inventario. Por el contrario, los asociados de ventas de primera línea simplemente necesitarán acceso a la disponibilidad y los estados de los pedidos para el servicio al cliente.
Capacite a los gerentes en las funciones de informes analíticos para informar su planificación y decisiones. El personal de contabilidad requiere permisos de acceso para conciliar el inventario físico con los registros financieros.
La optimización de la capacitación y el acceso al sistema para las responsabilidades de gestión de inventario de cada empleado es fundamental para una adopción fluida en toda su empresa.
6. Implementar el sistema y monitorear los resultados
Una vez que hayas elegido el sistema adecuado para tu negocio, intégralo cuidadosamente. Estos son algunos pasos a seguir antes, durante y después de implementar el software:
- Desarrolle una hoja de ruta y un cronograma de implementación que tenga en cuenta la configuración, la migración de datos, las pruebas, la capacitación y la puesta en marcha.
- Asigne recursos para la capacitación de los empleados y los cambios en el flujo de trabajo. Proporcionar materiales de apoyo continuos.
- Establezca expectativas claras internamente y enfatice cómo el nuevo sistema mejora los procesos diarios de inventario.
- Desarrolle métricas cuantificables para realizar un seguimiento del rendimiento y el retorno de la inversión del sistema a lo largo del tiempo.
- Mantente flexible: perfecciona el sistema a medida que recopilas comentarios y aprendes qué funciona mejor para tu negocio.
Adoptar un enfoque deliberado y calculado garantiza una transición fluida a sus prácticas de gestión de inventario recién optimizadas. Con intención y capacitación, el sistema adecuado facilitará la ampliación de su pequeña empresa a nuevas alturas.
Sistemas de gestión de inventario para pequeñas empresas
- Inventario de Zoho
- Cin7
- Katana
- Venta al por menor a la velocidad de la luz
Antes de elegir un software para un sistema de gestion de inventario, comprenda qué beneficios son los más adecuados para usted.
Un software intuitivo puede ayudar a las empresas a:
- Automatice las tareas manuales repetitivas, como las órdenes de compra y los recuentos cíclicos. Zoho Inventory optimiza estos flujos de trabajo.
- Aumente la eficiencia operativa mediante la consolidación de datos en todos los canales para una gestión unificada. Lightspeed Retail se especializa en la integración de datos de inventario en canales de ventas en línea y físicos.
- Integre los sistemas empresariales sincronizando los datos de inventario entre plataformas. Cin7 unifica el inventario entre almacenes, sistemas POS y contabilidad.
- Proporcione informes precisos mediante el seguimiento de los trabajos en curso y los entregables. Katana ofrece seguimiento e información para la fabricación de piezas y productos terminados.
- Reduzca la merma de inventario mejorando la precisión del conteo con el escaneo de códigos de barras. Sistemas como Lightspeed Retail limitan los errores.
Para aprovechar las capacidades especializadas del software del sistema de inventario, los propietarios de pequenas empresas deben utilizar soluciones especialmente diseñadas que ofrezcan valiosas mejoras en los procesos, de las que carecen las hojas de calculo.
Para ayudarte a decidir con aún más confianza, exploremos las cuatro mejores soluciones de software para pequeñas empresas.
Inventario de Zoho
Zoho Inventory permite la visibilidad omnicanal del inventario en tiendas en línea, tiendas físicas y almacenes para proporcionar a los pequeños minoristas una vista unificada de los niveles de existencias.
Con sus funciones automatizadas de órdenes de compra, puede establecer reglas de repetición de pedidos basadas en cantidades mínimas y plazos de entrega, evitando fácilmente el desabastecimiento de los artículos más vendidos.
Zoho también proporciona automatización del flujo de trabajo para pequeñas empresas que buscan transferencias de stock sin problemas entre ubicaciones; Agiliza el procesamiento de pedidos y simplifica los ajustes de inventario.
Las capacidades de escaneo de códigos de barras y auditoría de existencias del software permiten a las empresas reducir aún más los errores manuales.
Además, cuando necesite facturación, gestión de relaciones con los clientes (CRM) o incluso ayuda con recursos humanos, recuerde que Zoho es una solución a gran escala además de un sistema de inventario adecuado para una pequeña empresa.
Precio: Gratis para comenzar con funciones limitadas, $ 29 mensuales para el plan estándar.
Cin7
Cin7 es una solución de gestión de inventario creada para ayudar a las pequeñas empresas de comercio electrónico a gestionar eficazmente las existencias en los canales de venta, almacenes y mercados a través de una plataforma unificada. Proporciona datos de inventario consolidados y visibilidad omnicanal para evitar la sobreventa de artículos agotados.
Los usuarios de Cin7 destacan sus herramientas avanzadas de gestión de compras y proveedores que simplifican los puntos de repedido, agilizan las aprobaciones e integran los datos de los proveedores. El software también puede realizar un seguimiento de las fechas de caducidad de los artículos perecederos para optimizar las tasas de rotación y minimizar el deterioro.
La solución se integra a la perfección en todas las principales plataformas de comercio, sistemas ERP, software de contabilidad, soluciones de envío y más para el control y la sincronización de inventario de extremo a extremo.
Vale la pena señalar que, aunque Cin7 tiene una prueba gratuita, carece de una opción de plan gratuito, lo que habría sido útil para las empresas más pequeñas que recién comienzan.
Precio: El plan estándar comienza en $ 349 mensuales.
Katana
Katana proporciona software de gestión de inventario diseñado específicamente para empresas de fabricación y comercio electrónico. Se encarga de las operaciones del taller, de la lista de materiales (BOM) y del seguimiento de las piezas /materiales a lo largo del proceso de producción.
El software ofrece capacidades de escaneo de códigos de barras que facilitan la recepción del inventario de materias primas y su envío a la línea de producción en función de los programas de construcción y la asignación optimizada de existencias.
Este programa también rastrea y ajusta tanto las materias primas como los productos semiacabados a lo largo del proceso de fabricación para que pueda minimizar el tiempo entre los pasos de producción.
Katana incluso rastrea los números de serie de los productos terminados y permite ajustes para optimizar la venta directa de productos terminados de movimiento lento.
Precio: Hay disponible una prueba gratuita de 14 días. El plan básico comienza en $ 99 mensuales.
Venta al por menor a la velocidad de la luz
Lightspeed Retail le ofrece el seguimiento del inventario a través de canales de venta en línea y físicos para proporcionar información a los pequeños minoristas.
Las características clave incluyen soporte para un catálogo de productos ilimitado (todos los planes incluyen esto) y seguimiento de inventario matricial de atributos del producto como tamaño y color.
Lightspeed sincroniza automáticamente los cambios en el recuento de existencias entre las ubicaciones físicas, las tiendas de comercio electrónico y los sistemas de punto de venta en tiempo real, lo que garantiza que los minoristas puedan cumplir con los pedidos con precisión.
Los usuarios también destacan los análisis e informes de inventario de Lightspeed, que informan las decisiones de compra y optimizan la rotación de inventario. Ideal para pequeños minoristas con múltiples ubicaciones, Lightspeed proporciona una gestión de inventario sólida y de nivel empresarial.
Precio: Varía según el sector de actividad. Hay pruebas gratuitas disponibles.
Mejores prácticas para implementar software de gestión de inventario
Tener un buen software es un paso adelante. Utilice las siguientes prácticas recomendadas para ir más allá y beneficiarse de sus nuevas capacidades de gestión de inventario.
Formación y asesoramiento
Facilite la incorporación y promueva el compromiso del personal proporcionando suficiente formación en software a los empleados que utilizan el nuevo sistema y procesos de gestión de inventario. La formación práctica es ideal para que los miembros del equipo se sientan cómodos con los nuevos flujos de trabajo.
Evalúe continuamente sus necesidades de gestión de inventario a medida que evoluciona su negocio, luego ajústelo para respaldar las responsabilidades de sus empleados.
Realizar recuentos cíclicos
Los recuentos cíclicos son los que mantienen la precisión de sus rastreadores de inventario digitalizados. Básicamente, se trata de una auditoría manual de las existencias de su inventario.
Hágalo periódicamente para que, si ocurre un error, pueda corregirlo y mantener un registro preciso en el futuro. Es importante destacar que recuerde congelar el software de gestion de inventario al realizar un recuento cíclico.
Aprovechar la tecnología
Utilice escáneres de códigos de barras, dispositivos móviles, integraciones de sistemas y otras tecnologías para optimizar los flujos de datos de inventario, minimizar el trabajo manual y reducir los errores humanos.
Las integraciones de software también proporcionan una valiosa conectividad entre la gestión de inventario y otras plataformas empresariales, como QuickBooks para la contabilidad.
Previsión y reordenamiento
Establezca puntos mínimos, máximos y de repedido ideales para cada artículo de inventario. Base estos números en patrones históricos de ventas, temporadas, promociones y plazos de entrega. Configure su software para realizar pedidos automáticamente cuando los niveles de existencias alcancen estos umbrales predefinidos.
Además, considere la posibilidad de pronosticar los niveles de existencias utilizando los análisis predictivos de su software: verá cómo varía la demanda a lo largo del mes y del año.
Reflexiones finales: Cómo obtener el mejor sistema de inventario para su pequeña empresa
Está a punto de desbloquear la eficiencia y la rentabilidad con un sistema de gestión de inventario optimizado para su pequeña empresa. Con la herramienta adecuada, trabajará de forma más inteligente, proporcionará una mejor atención al cliente y optimizará el rendimiento de las ventas.
Si la infraestructura de tu tienda online tiene dificultades para mantenerse al día con las funciones de comercio electrónico que necesitas, cambia a un host rápido, seguro y fiable. Específicamente, echa un vistazo a las soluciones de tienda en línea de Bluehost diseñadas para el éxito de las pequeñas empresas. El plan de tienda en línea y mercado admite productos ilimitados y sincronización de inventario en múltiples canales.
